Conserver le fichier d'origine avant toute transformation
Un tableur de maintenance contient souvent plus que des lignes : des noms de machines, des habitudes de saisie et une partie de la mémoire de l'équipe. Passer à une GMAO demande d'abord de comprendre ce que ces colonnes signifient.
Gardez une copie du fichier d'origine, sans la modifier. Préparez un fichier de travail séparé. Vérifiez que vous êtes autorisé à transmettre les informations à l'outil choisi. Pour préparer la reprise, utilisez des données fictives ou un extrait adapté plutôt qu'un export complet non vérifié.
Identifier les colonnes qui portent l'information
- Équipement : quelle machine est concernée ?
- Zone : où se trouve-t-elle et comment cette zone est-elle nommée ?
- Description : qu'a-t-on constaté ?
- Dates : s'agit-il de la création, du démarrage ou de la clôture ?
- État et priorité : que signifient les valeurs utilisées ?
- Action réalisée : quel résultat faut-il conserver ?
Ne remplacez pas une date absente par une date arbitraire pour faire disparaître un avertissement. Une clôture sans date ou sans compte rendu est une information à examiner, pas une invitation à inventer une donnée.
Harmoniser sans effacer les différences utiles
Repérez les variantes de noms : « Pompe 1 », « POMPE 1 » et « Pompe n°1 » peuvent désigner le même équipement, mais ce n'est pas une certitude. Faites valider les regroupements par une personne qui connaît le parc.
Un numéro répété ne prouve pas qu'une ligne est un doublon. Il peut s'agir de deux événements ou d'un système de numérotation réinitialisé. Gardez les éléments qui permettent de comprendre la provenance et ne supprimez pas automatiquement les lignes qui se ressemblent.
Prévisualiser avant de confirmer
GMAOLINE propose un import CSV ou Excel avec correspondance des colonnes et prévisualisation. Vous pouvez examiner les lignes et les avertissements avant confirmation. Le contrôle porte notamment sur la manière dont les informations sont associées aux champs de l'outil.
Les photos ne sont pas reprises dans cet import. Elles peuvent être ajoutées ensuite dans les fiches concernées. Vérifiez les limites de l'outil avant de prévoir un gros volume d'images.
Contrôler le résultat par échantillon et par total
Après import, comparez le nombre de lignes, les états et quelques fiches représentatives : une intervention ouverte, une clôturée avec un compte rendu, une date ancienne, un cas incomplet. Cherchez aussi les machines et zones que l'équipe utilise le plus.
Un import techniquement réussi ne signifie pas que les données sont correctes. Il faut vérifier que le sens métier est conservé. Ne modifiez pas la base d'un outil en service pour tester une reprise : travaillez sur un environnement distinct.
Définissez le périmètre, les accès, le stockage et les conditions de suppression. Les conditions de mise en service doivent être définies avec votre entreprise avant d'y confier votre suivi opérationnel.
Un besoin de correspondance particulier ?
Présentez la structure de votre fichier au développeur, sans envoyer de données sensibles lors du premier contact. Les adaptations et la reprise éventuelle sont étudiées avec vous avant engagement.